Emma och Hanna visar kartläggningen av den process som RPA:n utför.
”Många ekonomiska processer passar bra för automation”
Genom att automatisera registrering av nya betalningsmottagare har Umeå kommun sparat 250 arbetstimmar på ett par år. Totalt har man inom ekonomiområdet sparat nära 160 arbetsdagar sedan man började mäta effekterna av RPA för två år sedan.
Inom ekonomiområdet finns många processer som är återkommande och fungerar på samma sätt varje gång, vilket innebär att de är utmärkta kandidater för automation. Hanna Öhlund, ekonom i verksamheten Ekonomi och styrning på Umeå kommun, har varit med och utvecklat flera av kommunens automationer inom ekonomiområdet. En av dem är registrering av betalningsmottagare.
– Ibland behöver vi kunna betala ut pengar även om det inte har skickats en faktura till oss. För att utbetalningen ska ske rätt och riktigt och kunna följas i bokföringen, behöver vi registrera mottagaren i ett system, förklarar Hanna.
Den tidigare manuella registreringen av betalningsmottagare är ersatt av ett digitaliserat flöde. Mottagaren för in sina uppgifter i ett digitalt formulär. Sedan lyfts uppgifterna in i systemet av RPA, Robotic Process Automation.
– Vi har helt enkelt byggt en robot som ersätter en mänsklig handpåläggning, säger Hanna.
Tack vare att den lösningen fanns på plats kunde dessutom kommunens utbildningsverksamheter automatisera steg i processen för utbetalningar till elever som varit på praktik.
– En elev som ska få ersättning för utlägg i samband med praktik är ett bra exempel på när en utbetalning ska göras och det inte finns en inkommen faktura. Med hjälp av RPA har ekonomi och utbildning tillsammans kunnat minska den administrativa bördan, konstaterar Hanna.
Kostnad vägs mot nytta
Det är Emma Landström, systemutvecklare på Digital omställning och IT, som har utvecklat lösningen tillsammans med Ekonomi och styrning. Hon förklarar hur det går till när de undersöker om en process kan automatiseras med hjälp av RPA.
– Vi fingranskar processen tillsammans och bedömer om den är tillräckligt förutsägbar och om det lönar sig att automatisera den. Det ska smaka mer än det kostar. Ibland handlar det om att spara arbetstimmar men det kan också handla om en kvalitetshöjning, berättar Emma.
När en process är utvald för automatisering görs en skärminspelning för att dokumentera alla steg som behöver utföras. Sedan programmeras roboten att genomföra exakt de stegen.
I fallet med att lägga upp nya betalningsmottagare innebär det att arbetstid kan läggas på annat, som är mer meningsfullt och värdeskapande.
– RPA:n minskar också risken för misstag. Vi människor kan ju ha en dålig dag och råka skriva fel. Dessutom kan roboten arbeta dygnet runt, vilket kortar tiden det tar från att behovet uppstår till att utbetalningen faktiskt kan ske, säger Hanna.
Mer information
Umeå kommun och andra offentliga aktörer står inför utmaningar inom demografisk utveckling och kompetensförsörjning. Med nuvarande sätt att arbeta kommer resurserna på sikt inte räcka till för att upprätthålla dagens välfärd. Med hjälp av digitalisering kan vi arbeta smartare och effektivare.
RPA, eller Robotic Process Automation, innebär att en mjukvara utför förutsägbara och repetitiva uppgifter i stället för en människa.
För att kunna hantera komplexiteten i en stor organisation behövs många olika system som stöttar i olika processer. Det innebär att det finns tillfällen där mänsklig handpåläggning mellan system är nödvändig. Automatisering med hjälp av RPA passar bra när en uppgift ska göras på precis samma sätt varje gång. Då programmeras en robot att utföra arbetsuppgiften som annars skulle ha gjorts av en människa.