Mycket tid att spara på digitaliserad kommunikation

På mindre än ett år har nära 15 000 meddelanden skickats i Umeå kommuns nya digitala lösning för att kommunicera känslig information på ett säkert sätt.

– Det är tusentals meddelanden som annars skulle ha skickats med fysiskt brev, fax eller i värsta fall på ett osäkert sätt, berättar Jessica Lundström, digitaliseringsspecialist på kommunen.

En kommun hanterar stora mängder känslig information, både internt och i utbyte med andra, som regioner eller privata utförare i välfärden. Det kan handla om exempelvis vårdplaner eller bedömning av arbetsförmåga – det vill säga information som underlättar för myndigheter att ge ett sammanhållet stöd till individen, och som ska skyddas för att bevara människors integritet.

Sådan information lagras vanligen i ett säkert system hos verksamheter, som ett journalsystem. När behovet av att dela informationen med andra uppstår, lyfts den utanför verksamhetssystemet för att sedan skickas med fysisk post, faxas eller något annat tidskrävande alternativ. Vanlig e-post är inte tillräckligt säkert.

– Visst kan man skratta åt att en så daterad teknik som fax fortfarande används. Det säger något om det stora behovet av lösningar för att kunna kommunicera digitalt på ett säkert sätt, säger Peter Svanbeck, verksamhetsutvecklare inom förvaltningen Stöd och omsorg.

I Umeå kommuns lösning för säkra meddelanden går det att kommunicera både till enskilda individer och till så kallade funktionsbrevlådor, där mottagaren är exempelvis en avdelning på ett boende. Det går också att skicka meddelanden till privatpersoner. Mottagaren bekräftar sin identitet med till exempel Bank-ID, så att avsändaren kan vara helt säker på att informationen kommit rätt.

Mängden kommunikation påverkar kostnaderna

Förutom att de gamla lösningarna är osäkra är de även ineffektiva och dyra jämfört med digital kommunikation. Sedan Umeå kommun sjösatte sin lösning för säkra meddelanden efter sommaren 2024 har användandet stadigt ökat.

– Stöd och omsorg är en kommunikationsintensiv verksamhet. Att skicka ett digitalt meddelande tar mycket kortare tid jämfört med att skriva ut ett papper, lägga i kuvert, frankera och posta. Sammantaget handlar det om väldigt mycket tid som vi kan lägga på annat, säger Peter Svanbeck.

Nu förbereder Umeå kommun för kommande steg i utvecklingen.

– Ett viktig milstolpe är att ansluta till SDK, Säker Digital Kommunikation, som erbjuder en nationell infrastruktur för ett säkert informationsutbyte. Tillsammans med den lösning vi har i kommunen, Sefos, kommer vi att kunna möta stora delar av de behov som finns, säger Jessica Lundström.