Så blev data en ny råvara hos Måltidsservice

I augusti började skol- och förskoleköken i Umeå kommun att använda sitt nya analysstöd Måltidsnärvaro, som gör att man kan producera rätt antal måltider med betydligt större precision än tidigare.

– Nu får alla kök färska närvarosiffror fler gånger under dagen. Det ger ett bättre flyt i jobbet, säger Johanna Friman Karlsson, ansvarig för specialkost på Böleängsskolan.

Det som idag är Måltidsnärvaro började med en idé om att förbättra anmälan av specialkost. Eftersom det bedöms som en känslig personuppgift måste informationen tas in och lagras kontrollerat och säkert.

– När vi började titta på den processen och digitaliseringsmöjligheter tillsammans med våra kollegor på Digital omställning och IT såg vi att det fanns potential att lösa en annan utmaning som vi hade, nämligen att producera ett mer exakt antal specialkostmåltider, berättar Annette Boström, områdeschef hos Måltidsservice.

Förutom att barn och elever ska bli mätta och belåtna på god och näringsriktig mat, vill vi även minimera mängden matsvinn genom att bland annat planera inköp och produktion så att så lite mat som möjligt hamnar i soporna.

– Vi tänkte att om vi kunde kombinera data om specialkostbehov med realtidsdata om närvaro skulle vi öka träffsäkerheten i produktionen betydligt. Under resans gång har vi också hittat möjligheter att presentera närvaro inte bara för specialkosten utan för alla måltider. Vi tror att den nya tekniken kommer att hjälpa oss att nå viktiga mål för till exempel klimat och ekonomi, säger Annette.

Använda data och skydda den

Ibland omnämns data som den nya oljan. I Måltidsservice fall är kanske råvara ett bättre ord. Problemet var att den här råvaran inte var särskilt lättillgänglig.

Dels är det en fråga om vem som har ansvaret för data. I Umeå kommun är Måltidsservice och Utbildning organiserat i olika förvaltningar, så ägarskapet för den specialkost- och närvarodata som behövdes för att bygga lösningen ligger hos en annan organisation än där behovet uppstod. Dels är verksamhetssystemen som data lagras i inte byggda på samma sätt, så förutsättningarna för att dela och kombinera data på det sätt man ville var spretiga. Det här är vanliga utmaningar för organisationer som vill börja jobba mer datadrivet.

– Vi vill både använda och skydda data på samma gång. Vi har behövt samarbeta över många organisatoriska gränser, förstå teknik och juridik och trampa upp nya vägar för att det ska bli rätt. Inte minst samarbetet med Utbildning har varit värdefullt, vi har ju ett gemensamt fokus på våra barn och elever, säger Annette.

Enkelt förklarat består Måltidsnärvaro av två delar. Den ena är en rapport skapad i Microsoft Power BI. Den bearbetar, kombinerar och visar upp data så att den blir ett effektivt arbetsverktyg för Måltidsservice medarbetare. Den andra delen är automationer, det vill säga mjukvara som automatiskt hämtar data till rapporten. Data kommer från totalt fyra olika system, där information om närvaro, frånvaro och specialkost finns. Det gäller att hämta rätt data snabbt och effektivt, rensa bort all koppling till individ med full säkerhet, och presentera den på ett användarvänligt sätt.

Testa, lära och utveckla

Anton Åberg är systemutvecklare på Digital omställning och IT (DoIT) och har byggt upp den rapport som medarbetarna använder sig av. Han och automationsteamet på DoIT har arbetat nära Måltidsservice under resans gång.

– Den första lösning som vi släppte till användare var inte tillräckligt användarvänlig. Längs vägen har vi också strävat efter en bygga en tillräckligt snabb datainhämtning. Den Måltidsnärvaro som lanserades brett i augusti är mycket bättre, berättar han.

Tack vare att Måltidsservice snabbt fångat upp återkoppling har man redan kunnat släppa en uppdatering baserat på användarnas förslag.

– Det har varit en kul lösning att jobba fram, med driv hos alla parter, korta beslutsvägar och mycket lärande. Vi kan se att det används av många. Det känns meningsfullt att vara en del i något som gör nytta! säger Anton.

Johanna Friman Karlsson, som använder analysstödet i jobbet med specialkost, har varit med sedan starten.

– Jag ansvarar för specialkosten för många barn, både på Böleängsskolan och andra enheter som vi levererar till, och Måltidsnärvaro ger mig betydligt bättre koll på läget. Eftersom det brukar vara svårt att bedöma produktion under loven, blir det spännande att se hur det kommande läslovet faller ut!