Bilda och registrera förening

För att en ideell förening ska kunna beviljas stöd har Umeå kommun satt upp ett antal grundläggande demokratikrav som måste uppfyllas.

• Föreningen ska normalt vara ideell, allmännyttig och öppen för alla där det av stadgarna ska framgå att alla som instämmer i föreningens målsättningar har rätt till medlemskap. Ansvarig nämnd har möjlighet att i enstaka fall besluta om undantag från detta krav om det till exempel finns allmännyttiga orsaker som grund.
• Föreningen ska normalt ha sitt säte i Umeå kommun och i huvudsak bedriva sin verksamhet i Umeå kommun. Detta krav ska dock inte påverka möjligheten att utveckla samarbete och samverkan regionalt, nationellt eller internationellt.
• Föreningen ska bestå av minst fem medlemmar och föreningen ska ha en tydlig metod för att säkerställa ett aktivt ställningstagande till medlemskap från sina medlemmar.

Bidrag ska inte lämnas till en organisation om den eller någon av dess företrädare, inom ramen för verksamheten:

1. Utövar våld, tvång eller hot eller på annat otillbörligt sätt kränker den enskildes grundläggande fri- och rättigheter.
2. Diskriminerar eller på annat sätt bryter mot principen om alla människors lika värde.
3. Rättfärdigar, främjar eller uppmanar till sådana ageranden som anges i 1 eller 2.
4. Motarbetar det demokratiska styrelseskicket.

Föreningar som bedriver verksamhet för barn och unga ansvarar för att verksamheten bedrivs i enlighet med FN:s barnkonvention och lagstiftning kopplat till denna.

Föreningar som bedriver verksamhet för personer med funktionsnedsättning ansvarar för att verksamheten bedrivs i enlighet med FN-konventionen om rättigheter för personer med funktionsnedsättning.

Styrelsen, som är föreningens ledning, väljs av medlemmarna på årsmötet. Styrelsen ansvarar gemensamt för föreningens verksamhet inför medlemmarna. Den har också det juridiska ansvaret för föreningen i förhållande till samhället.

Följande befattningar bör finnas med i en styrelse:

• Ordförande har huvudansvaret inom styrelsen och ska noga följa föreningens verksamhet samt se till att övriga ledamöter får tillräckliga upplysningar så att de kan sköta sina uppdrag. Ordförande ser till att stadgarna följs och att sammanträden hålls regelbundet samt ansvarar för att sammankalla styrelsen.
• Vice ordförande inträder när ordinarie ordförande är frånvarande vid styrelsesammanträden med mera. Om ordinarie ordförande tvingas sluta inträder vice ordförande till nästa årsmöte. Då väljs en ny ordförande och vice ordförande.
• Kassör ansvarar för medlemsförteckning, medlemsavgiften, inventarieförteckning, bidragsansökningar, in- och utbetalningar. Kassören sköter även bokföring, deklarerar, gör bokslut varje år, hanterar försäkringsfrågor, budgetunderlag till styrelsen, deltar i styrelsearbetet, tar hand om föreningens ekonomi i form av resultat­rapporter.
• Sekreterare förbereder sammanträden och årsmöte, för protokoll över styrelsesammanträden, förvarar skrivelser, ansvarar för att styrelsens beslut genomförs, undertecknar skrivelser och andra handlingar tillsammans med ordförande och förvarar kopior av dessa. Tar fram förslag till verksamhetsberättelse.
• För ledamöter och suppleanter finns inga särskilda krav men bör uppfylla stadgarnas krav för att ha rösträtt på årsmöte. Om föreningen driver näringsverksamhet får inte någon ledamot ha näringsförbud eller vara försatt i konkurs.

Varje förening måste ha skrivna riktlinjer för sitt arbete, vilka kallas för stadgar. Stadgarna är grunden i en ideell förening, där föreningens ändamål, regler, syfte med mera beskrivs.

För att klassas som en bidragsberättigad förening i Umeå kommun måste det framgå i stadgarna att föreningen har sitt säte i Umeå.

För att starta en förening krävs att ni har ett nybildningsmöte för föreningen. På mötet antar ni bland annat föreningens stadgar, sätter medlemsavgift, väljer en styrelse till föreningen, väljer namn på föreningen, tar beslut om föreningens syfte och utser en föreningsadministratör som ska registrera föreningen i Umeå kommuns bokning- och bidragssystem.

Som förening måste ni ha ett organisationsnummer. Det ansöker ni om via Skatteverket.

Ansök om organisationsnummer för ideell förening Länk till annan webbplats.

Som förening måste ni ha ett bankkonto kopplat till föreningen. Ni kan ansöka om ett konto via valfri bank.

För att er förening ska kunna ansöka om bidrag, boka tider i hallarna eller uppdatera föreningsregistret krävs det att ni aktiverat minst en föreningsadministratör i det nya systemet.

Föreningsadministratören, även kallad admin i systemet, är den som har tillgång till allt som rör er i systemet såsom till exempel rättigheter att se och ändra alla uppgifter om er förening.

Bland annat är det föreningsadministratören som har möjlighet att lägga till fler användare samt dela ut behörigheter beroende på vad ni vill att respektive användare ska kunna göra.

Det är föreningens styrelse som utser föreningsadministratören. Det kan antingen vara en person som är firmatecknare i föreningen eller en person som utses på ett protokollfört styrelsemöte.

Tänk på! Föreningsadministratören har tillgång till alla uppgifter i systemet som rör föreningen, inklusive till exempel personnummer för deltagare om ni söker aktivitetsstöd.

För att registrera föreningen hos Umeå kommun måste ni först ansöka om och godkännas som kund i boknings- och bidragssystemet samt bifoga stadgar och nybildningsprotokoll eller årsmötesprotokoll.

Föreningsadministratören måste först logga in i systemet med bank-id. Välj sedan "Registrera förening" på startsidan, klicka på "Ny ansökning", välj förening som kundtyp, fyll i ansökan och skicka in. När er ansökan är godkänd får ni ett besked till den mejladress som angetts i ansökan.

Boknings- och bidragssystemet Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.